Allium Conseils
Le partenaire indispensable de votre activité
Nos Prestations
Organisation de l’ADV et du back-office
Vous dirigez une TPE ou une PME et votre activité se développe ?
Lorsque les informations sont dispersées, que les pratiques reposent sur l’habitude ou que les outils ne suivent plus l’organisation, le pilotage devient plus difficile : devis, commandes, factures, règlements, relances et priorités s’accumulent.
J’interviens comme bras droit opérationnel pour remettre de la visibilité, fiabiliser le cycle client et structurer les méthodes de travail, sans alourdir votre fonctionnement.
Mon accompagnement peut être ponctuel, régulier à temps partagé ou s’inscrire dans une mission de transition, notamment lors d’une croissance, d’une réorganisation, d’un changement d’outil ou d’un besoin de renfort sur l’ADV.
L’objectif : vous aider à prendre les bonnes décisions, faire avancer les sujets prioritaires et disposer d’une organisation fiable, adaptée à votre entreprise.
Fiabilisation du cycle client
Lorsque le suivi des devis, des commandes, des factures ou des règlements manque de clarté, les retards et les zones de flou s’installent rapidement.
J’interviens pour structurer et fiabiliser votre administration des ventes et votre back-office, en tenant compte de votre organisation, de vos outils et de vos priorités.
Mon intervention peut notamment porter sur :
- l’organisation du cycle devis, commande, facturation et règlement ;
la mise en place de procédures simples et partagées ;
le suivi des relances et des encaissements ;
la coordination entre les équipes, les clients, les fournisseurs et les prestataires ;
des tableaux de bord utiles au pilotage de l’activité ;
la fiabilisation des données et des informations de suivi.
L’objectif : une organisation plus lisible, un cycle client mieux sécurisé et des outils réellement utiles au quotidien.
Suivi commercial et pilotage
Vos devis avancent-ils jusqu’à la commande ? Disposez-vous d’une vision claire des factures, des règlements et des dossiers à relancer ?
J’aide les dirigeants à organiser leur suivi commercial pour repérer les points de blocage et décider des actions prioritaires.
Selon vos besoins, j’interviens sur :
- la définition des étapes et des responsabilités du suivi client ;
- la mise en place d’indicateurs et de tableaux de bord utiles ;
- l’analyse des retards de facturation ou de règlement ;
- la coordination des informations entre les équipes et les outils ;
- l’amélioration des pratiques de relance et de suivi.
L’objectif : disposer d’informations fiables pour piloter l’activité et éviter que des dossiers restent sans suite.
Audit organisationnel & recommandations
Votre entreprise évolue, mais certains fonctionnements deviennent difficiles à suivre ou reposent trop sur quelques personnes ?
Je réalise un audit de votre organisation pour comprendre les pratiques en place, repérer les points de blocage et définir avec vous les priorités. Selon vos besoins, cet audit peut porter sur l’ensemble de l’organisation ou sur un périmètre précis, comme l’ADV ou le back-office.
À partir de ce diagnostic, je propose un plan d’action concret qui peut comprendre :
- la clarification des étapes de travail et des responsabilités ;
- la formalisation ou l’amélioration des procédures ;
- la rédaction d’un cahier des charges fonctionnel si un projet d’outil le nécessite ;
- la mise en place d’indicateurs simples pour suivre l’activité et la qualité de service.
Je peux ensuite vous accompagner dans la mise en œuvre des changements et leur appropriation par les équipes.
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La réussite d’une évolution organisationnelle ne dépend pas uniquement des procédures ou des outils : elle repose aussi sur l’adhésion des équipes et sur une mise en œuvre progressive.
Lorsque la mission le nécessite, j’accompagne les dirigeants et les équipes dans la conduite du changement : présentation des nouveaux modes de fonctionnement, clarification des rôles, adaptation des pratiques et transfert de compétences.
L’objectif est de mettre en place une organisation qui soit comprise, appropriée et durable, sans imposer une méthode déconnectée de la réalité de l’entreprise.
Cette intervention est particulièrement pertinente lorsque vous souhaitez :
- réorganiser un service ou un back-office ;
sécuriser une période de croissance, de remplacement ou de transition ; - déployer ou faire évoluer un ERP, un CRM ou un outil de gestion ;
- clarifier les rôles, les procédures et les circuits d’information ;
- accompagner les équipes dans de nouveaux modes de travail.
AMOA déploiement ERP/CRM multi-outils
Vous déployez ou faites évoluer un ERP ou un CRM — Odoo, SAP, AS400 ou un autre environnement — et vous avez besoin d’un interlocuteur capable de faire le lien entre les équipes, l’intégrateur et les utilisateurs ?
Un projet d’outil ne se résume pas au paramétrage. Il doit partir des besoins métier, s’intégrer aux processus existants et être compris par celles et ceux qui l’utilisent au quotidien.
J’interviens comme AMOA indépendante de tout éditeur ou intégrateur, à chaque étape du projet :
- cadrage et formalisation des besoins métier ;
- rédaction du cahier des charges fonctionnel ;
- coordination avec l’intégrateur et suivi du projet ;
- préparation, organisation et suivi de la recette ;
- accompagnement du déploiement et de la conduite du changement ;
- formation et appropriation de l’outil par les équipes.
Que votre projet soit à lancer, en cours ou à faire évoluer, je vous aide à faire de votre ERP ou CRM un outil réellement utile à votre organisation.
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Mon rôle est de représenter vos besoins métier tout au long du projet, sans me substituer à l’intégrateur technique.
En amont, j’échange avec les personnes concernées pour comprendre leurs pratiques et formaliser ce que l’outil doit réellement permettre de faire. Pendant le déploiement, je facilite les échanges avec l’intégrateur, suis les décisions prises et participe à la préparation des tests.
Lors de la recette, je vous aide à vérifier les parcours et les cas d’usage essentiels avant la mise en service. Puis j’accompagne les équipes dans la prise en main de l’outil et l’adaptation de leurs méthodes de travail.
L’objectif n’est pas simplement de déployer un ERP ou un CRM : c’est de disposer d’un outil que vos équipes comprennent et utilisent, au service d’une organisation plus fiable.
Formation sur mesure
Vos équipes doivent progresser sur Pack Office, un ERP, un CRM ou de nouveaux outils de gestion, mais vous souhaitez une formation concrète, adaptée à leurs pratiques et à votre organisation ?
Je conçois et j’anime des formations sur mesure, à partir de vos outils réels, de vos processus et des situations rencontrées au quotidien. Les formats peuvent s’adresser aux dirigeants, aux équipes administratives et commerciales ou aux équipes opérationnelles.
Mes domaines d’intervention comprennent notamment :
- Pack Office et bureautique avancée : Excel, Word, PowerPoint et Outlook ;
- Tableaux de bord, reporting et outils de pilotage ;
- Prise en main et optimisation d’Odoo, d’ERP et de CRM ;
- Organisation du travail, procédures et méthodes de suivi ;
- Accompagnement des équipes lors d’un déploiement ou d’un changement d’outil.
Les formations peuvent être réalisées en présentiel ou à distance. Chaque parcours commence par une analyse des besoins et vise une mise en application immédiate.
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Une formation est réellement utile lorsqu’elle part des situations rencontrées par les participants : un fichier à analyser, un tableau de bord à construire, une procédure à appliquer, un logiciel à prendre en main ou une difficulté à résoudre.
Avant chaque intervention, je clarifie avec vous les objectifs, le niveau des participants et les outils utilisés. J’adapte ensuite le contenu, les exercices et le rythme de la formation à votre contexte.
Selon les besoins, la formation peut prendre la forme :
- d’un atelier court et ciblé ;
- d’un accompagnement individuel ;
- d’une session en petit groupe ;
- d’un appui au moment du déploiement d’un nouvel outil ;
- d’un transfert de compétences après une mission d’organisation ou d’AMOA.
L’objectif est que les équipes puissent utiliser concrètement les méthodes et les outils dès leur retour à leur poste.
Audit organisationnel et fonctionnel
Comprendre l’existant pour agir concrètement
Un audit fonctionnel permet de prendre du recul sur l’organisation réelle de l’entreprise : les rôles, les flux d’information, les pratiques de travail, les outils et les processus.
J’observe ce qui fonctionne, ce qui ralentit les équipes ou crée des risques dans le suivi de l’activité. L’objectif n’est pas de contrôler ou de juger, mais de comprendre les priorités et d’identifier des améliorations concrètes.
Selon votre besoin, l’audit peut concerner l’ensemble de l’organisation ou un périmètre ciblé : administration des ventes, back-office, cycle client, outils de gestion ou coordination des équipes.
Pourquoi faire appel à Allium Conseils ?
Un regard extérieur permet souvent de prendre du recul sur une organisation qui s’est construite au fil du temps, de la croissance ou des urgences du quotidien.
J’analyse le fonctionnement réel de votre entreprise, les flux d’information, les rôles, les outils et les pratiques de travail afin d’identifier ce qui freine la fluidité ou crée des risques.
À partir de ce diagnostic, je vous propose des recommandations concrètes, hiérarchisées et adaptées à vos priorités. L’objectif n’est pas de plaquer une méthode, mais de construire des améliorations réalistes et durables.
Cet audit s’articule en plusieurs phases :
1. Cadrage de la mission
Nous échangeons sur votre besoin, le périmètre à analyser, les difficultés rencontrées et les résultats attendus. Cette première étape permet de définir une intervention utile, adaptée à votre activité et à vos priorités.
2. Analyse de l’existant
J’étudie le fonctionnement réel de l’organisation : rôles et responsabilités, parcours des informations, outils utilisés, procédures existantes et coordination entre les équipes.
Cette phase s’appuie sur les documents disponibles, l’observation des pratiques et, lorsque cela est pertinent, des échanges avec les personnes concernées. L’objectif est de comprendre les écarts éventuels entre les processus prévus et le fonctionnement quotidien.
3. Restitution et recommandations
Je vous présente les principaux constats, les points d’appui et les axes d’amélioration identifiés. Les recommandations sont concrètes, priorisées et proportionnées à vos moyens.
La restitution peut porter sur l’ensemble de l’organisation ou sur un périmètre précis, par exemple l’administration des ventes, le suivi client, le back-office, les outils de gestion ou la circulation de l’information.
La mission est conduite dans le respect de la confidentialité des informations et des personnes impliquées.
Mise en place des recommandations
L’audit peut être suivi d’un accompagnement pour transformer les recommandations en actions concrètes, au rythme de votre entreprise et de vos équipes.
J’interviens lorsque vous avez besoin de structurer une solution, de clarifier une méthode de travail, de faire évoluer un outil ou de faciliter le passage à une nouvelle organisation.
Exemples d’accompagnement :
- Formalisation ou simplification des processus et procédures.
- Clarification des rôles, responsabilités et circuits de validation.
- Optimisation de l’administration des ventes et du suivi client.
- Mise en place ou amélioration d’outils de gestion, de suivi et de pilotage.
- Accompagnement au déploiement des nouveaux modes de fonctionnement.
- Formation des équipes à des procédures ou outils nouvellement mis en place.
L’objectif est de rendre les améliorations réellement applicables au quotidien et durables dans le temps.
Des missions concrètes, des résultats durables
Audit organisationnel ADV multi-sites
Pour un groupe présent en Martinique et en Guadeloupe, j’ai analysé l’organisation des équipes en charge de l’administration des ventes, réparties entre plusieurs activités : traitement des commandes, gestion des stocks, facturation et circulation des informations entre les services.
À partir d’échanges avec les collaborateurs et de l’étude de leurs pratiques, j’ai formalisé les processus existants et identifié des points de vigilance et des pistes d’amélioration.
Cette mission illustre mon approche : comprendre le fonctionnement réel avant de proposer des changements adaptés à chaque équipe.
Reprise et restructuration d’une administration des ventes
J’ai repris en main l’administration des ventes d’une entreprise qui avait besoin de retrouver un suivi fiable de son activité et de ses dossiers clients.
J’ai réorganisé les méthodes de travail, fluidifié les processus entre les équipes et repris le recouvrement d’arriérés clients remontant jusqu’à trois ans, qui n’avaient pas fait l’objet de relances.
Résultat : 90 % des encours clients concernés ont été recouvrés.
Cette mission illustre mon rôle de bras droit opérationnel : prendre en charge les difficultés du quotidien tout en construisant une organisation plus fluide et plus fiable.
Pilotage d’une migration ERP vers Odoo
J’ai pris en charge, côté entreprise, la migration de l’ancien ERP vers Odoo, en travaillant directement avec l’intégrateur Odoo.
J’ai réalisé les exports de données depuis l’ancien système, rédigé le cahier des charges, adapté les méthodes de travail au nouvel outil, effectué les tests et formé les équipes.
Cette mission illustre ma capacité à conduire un projet ERP de bout en bout sur le plan opérationnel : faire le lien entre les besoins des équipes et l’intégrateur, puis préparer les utilisateurs à travailler dans leur nouvel environnement.